اصول سیستم سازی کسب و کار؛ راهنمای ساختن کسب وکاری که بدون شما هم می چرخد!
به گزارش راه ساری، اصول سیستم سازی کسب و کار یعنی تبدیل کارهای تکراری روزمره و تصمیم های پراکنده به فرآیندهای شفاف تا مجموعه بدون وابستگی به حضور فیزیکی مدیر بچرخد.
عدم وجود این چارچوب معین باعث می گردد تمام انرژی مدیر صرف پاسخ به سوالات تکراری و برطرف خطاهای ساده پرسنل گردد و فرصتی برای رشد باقی نماند؛ چیدن درست این فرآیندها و رهایی از روزمرگی های اجرایی، مهم ترین مهارتی است که در دوره توسعه کسب و کار دکتر مهدی فرهادی نیا آموزش داده می گردد.
| پرسش | پاسخ کوتاه |
|---|---|
| سیستم سازی کسب وکار چیست؟ | تبدیل کارهای تکراری، تصمیم های پراکنده و وظایف روزمره به فرآیندها و دستورالعمل های معین. |
| هدف اصلی سیستم سازی چیست؟ | اداره منظم کسب وکار بدون وابستگی دائمی به حضور فیزیکی مدیر. |
| چرا کسب وکارها به سیستم احتیاج دارند؟ | برای کاهش خطا، جلوگیری از توقف کارها، صرفه جویی در زمان مدیر و فراهم کردن امکان رشد. |
| مهم ترین نشانه های نبود سیستم چیست؟ | وابستگی تصمیم ها به مدیر، تکرار اشتباهات، پاسخ گویی مداوم به سؤال های تکراری و افت عملکرد هنگام غیبت مدیر. |
| تفاوت کسب وکار فردمحور و سیستم محور چیست؟ | در کسب وکار فردمحور امور به شخص مدیر وابسته است؛ اما در کسب وکار سیستم محور، فرآیندها و مستندات مسیر کار را معین می نمایند. |
| سیستم سازی چه تأثیری بر آموزش نیرو دارد؟ | آموزش افراد نو با یاری مستندات، دستورالعمل ها و چک لیست ها سریع تر و منظم تر انجام می گردد. |
| سیستم سازی چه یاریی به رشد کسب وکار می نماید؟ | ظرفیت انجام کارها را افزایش می دهد و محدودیت های ناشی از زمان و توان مدیر را کاهش می دهد. |
سیستم سازی کسب وکار چیست؟
سیستم سازی یعنی تبدیل تمام کارهای پراکنده و تصمیم های تکراری به روش هایی معین، به طوری که فعالیت های مجموعه حتی در غیاب شما هم بدون افت کیفیت پیش برود.
وقتی مجموعه ای با آشفتگی پیش می رود و مدیر هنوز نمی داند کش فلو چیست و چطور جریان نقدی و وظایف اجرایی به هم گره خورده اند، همه چیز به حضور فیزیکی او وابسته می گردد؛ در حالی که ساختارسازی اصولی، این وابستگی فرساینده را برای همواره از بین می برد.
برای پیدا کردن ریشه این سردرگمی ها، مقایسه نحوه اداره یک کسب وکار متکی به شخص با یک مجموعه ساختاریافته برترین نقطه شروع است.
تفاوت کسب وکار فرد محور و سیستم محور
تکیه بر حضور یک شخص یا تکیه بر چارچوب های معین، سرنوشت و مسیر رشد هر مجموعه ای را مشخص می نماید؛ جدول زیر این مرزبندی را به تصویر می کشد:
| معیار آنالیز | کسب وکار فردمحور | کسب وکار سیستم محور |
| جریان امور در غیاب مدیر | توقف فعالیت ها یا افت شدید بازدهی | پیشبرد کارها بدون وقفه و با کیفیت ثابت |
| حل مسائل روزمره | تصمیم گیری لحظه ای بر پایه آزمون وخطا | رجوع به فرآیندهای معین و دستورالعمل های شفاف |
| آموزش نیروی نو | صرف وقت طولانی به وسیله شخص مدیر | یادگیری سریع بر اساس مستندات و چک لیست ها |
| فرصت توسعه و رشد | محدود به توان جسمی و زمان مدیر | قابلیت توسعه نامحدود و افزایش ظرفیت مجموعه |
نشانه هایی که می گوید کسب وکار شما به سیستم احتیاج دارد
تکرار مداوم تجربه های زیر در محیط کار، زنگ خطری جدی برای لزوم تغییر شیوه اداره مجموعه است:
- تمام تصمیم های جزئی و خریدهای کوچک همچنان معطل تایید نهایی شما می ماند.
- بخش زیادی از روز کاری شما صرف پاسخ دادن به سوال های تکراری اعضای تیم می گردد.
- با چند روز مرخصی یا غیبت شما، روند پاسخگویی به مشتریان و فروش به هم می ریزد.
- اشتباهات اجرایی گذشته، بارها به وسیله افراد مختلف تکرار می شوند.
- کیفیت خروجی کارها به انگیزه فردی افراد بستگی دارد و استاندارد یکدستی برای آن تعریف نشده است.
اصول و مراحل اصلی سیستم سازی در کسب وکار
برای رها شدن از درگیری های بی انتها روزمره و ساختن مجموعه ای مستقل، کافی است این مراحل اجرایی را قدم به قدم در فضای کاری خود پیاده کنید.
1. شناسایی و لیست کردن فعالیت های تکرار شونده
یک دفترچه بردارید و تمام کارهایی را که در طول هفته بیش از سه بار تکرار می کنید، از پاسخ به پیغام مشتری تا صدور فاکتور، یادداشت کنید؛ این لیست نشان می دهد کدام کارهای روتین وقت با ارزش شما را هدر می دهند.
2. اولویت بندی فرآیندها بر اساس اثر و فوریت
سراغ گلوگاه های اصلی بروید و کارهایی را که بیشترین تماس یا نارضایتی مشتری را ایجاد می نمایند در صدر قرار دهید. با مرتب کردن کارها بر اساس میزان دردسرشان، سریع متوجه می شوید اصلاح کدام بخش سود بیشتری می سازد.
3. استانداردسازی روش انجام کار (SOP)
برای هر کار معین یک راهنمای قدم به قدم بنویسید تا شیوه درست انجام آن مثل یک دستور پخت شفاف باشد. این کار باعث خواهد شد تا خروجی خدمات شما با تغییر حال و حوصله افراد بالا و پایین نگردد.
4. مستندسازی دانش و تجربه افراد کلیدی
فوت وفن های تجربی نیروهای باسابقه را در قالب متن یا ویدیوهای کوتاه ضبط کنید. با ثبت این جزئیات، حتی در صورت مرخصی یا رفتن با تجربه ترین کارمند، امور روزمره متوقف نمی شوند.
5. مشخص شفاف نقش ها، مسئولیت ها و حدود اختیار
معین کردن وظیفه دقیق هر فرد و سقف اختیارات مالی او یکی از مهم ترین اصول سیستم سازی کسب و کار است. با روشن بودن وظایف، پاس کاری کارها بین پرسنل از بین می رود و مدیر از پاسخ به سوالات مداوم نجات پیدا می نماید.
6. ساده سازی؛ حذف مراحل اضافی و دوباره کاری
قبل از چیدن هر نظمی، امضاها و تاییدیه های بی فایده را از مسیر کارها پاک کنید. خلاصه کردن مراحل انجام وظایف، سرعت تحویل کالا یا خدمات به مشتری را بالا می برد.
7. سیستم مالی و شناخت جریان نقدی کسب وکار
ورودی و خروجی پول را روزانه ثبت کنید تا دقیقا بدانید پول ها از چه مسیری می آیند و کجا خرج می شوند. شفافیت در رفت وآمد پول مانع از غافلگیری مدیر هنگام پرداخت حقوق و چک ها می گردد.
8. آموزش تیم و جا انداختن سیستم در عمل
دستورالعمل ها را کنار پرسنل تمرین کنید و به آن ها اجازه دهید در روزهای اول آزمون وخطا داشته باشند. تا زمانی که تیم ضرورت کار نو را لمس نکند، نوشته های روی کاغذ اجرا نمی شوند.
9. ابزار و اتوماسیون به میزان احتیاج
نرم افزارهای پیچیده معجزه نمی نمایند؛ کار را با یک فایل اکسل ساده یا پیغام رسان شروع کنید. استفاده از ابزار دیجیتال تنها زمانی جواب می دهد که مسیر دستی کار بدون نقص باشد.
10. مشخص شاخص برای سنجش عملکرد سیستم
دو معیار معین مثل مدت زمان تحویل سفارش یا تعداد خطاهای پرسنل را هفتگی میزان بگیرید؛ ارزیابی این اعداد نشان می دهد فرآیند نو واقعا بازدهی کار را بالا برده است.
11. بازبینی و بهبود مستمر
هیچ روشی برای همواره ثابت نمی ماند و اجرای اصول سیستم سازی کسب و کار به بازبینی مداوم احتیاج دارد. هر ماه یک بخش از کار را با نظر مستقیم مشتری و تیم ارتقا دهید.
سیستم سازی در بخش های مختلف کسب وکار
نظم دادن به کارهای روزمره باید از واحدهای اصلی شروع گردد تا چرخه های کاری بدون گره خوردن به هم پیش بروند؛ وظایف کلیدی هر بخش به تفکیک در جدول زیر آمده است:
| بخش کسب وکار | اقدام عملی برای سیستم سازی | خروجی ملموس |
| فروش و ارتباط با مشتری | تدوین متن پاسخ به سوالات رایج، ثبت سرنخ ها در اکسل یا CRM و پیگیری منظم | پاسخ دهی سریع و جلوگیری از هدررفت مشتریان بالقوه |
| مالی و حسابداری | صدور روزانه فاکتورها، تفکیک حساب شخصی از شرکت و تسویه منظم تنخواه ها | شفافیت در دخل وخرج و مهار هزینه های پیش بینی نشده |
| منابع انسانی و استخدام | آماده سازی توضیح وظایف مکتوب، سوالات مصاحبه و چک لیست معارفه نیرو در هفته اول | ورود سریع فرد نو به کار بدون اتلاف وقت دیگران |
| عملیات و تحویل خدمت | تهیه چک لیست خروجی کار و زمان بندی شفاف تحویل سفارش به مخاطب | حفظ کیفیت یکپارچه و تحویل به موقع پروژه ها |
مزایای سیستم سازی کسب وکار چیست؟
وقتی زنجیره انجام وظایف مستقل از حضور فیزیکی افراد چیده گردد، دستاوردهای زیر در جریان روزمره محیط کار شکل می گیرد:
- آزادی زمان مدیر: تصمیم گیری های خرد و پاسخ به سوالات تکراری حذف می گردد تا زمان کافی برای توسعه بازار باز بماند.
- کیفیت ثابت خدمات: خروجی کار با تغییر شیفت، خستگی یا جابه جایی نیروها دچار نوسان نمی گردد.
- آمادگی برای رشد و پذیرش کار بیشتر: افزایش تعداد سفارش ها یا استخدام نیروهای تازه بدون ایجاد هرج ومرج و شلوغی پیش می رود.
- مهار هزینه های پنهان: دوباره کاری ها و خریدهای اشتباه به حداقل می رسد و سود خالص بالا می رود.
چالش ها، اشتباهات و معایب سیستم سازی کسب و کار
نادیده گرفتن اصول سیستم سازی کسب و کار نتیجه ای جز ثبت کاغذبازی های بی فایده و مقاومت تیم ندارد؛ شناخت عوامل خطرساز در جدول زیر مانع از شکست فرآیند می گردد:
| اشتباه رایج | نشانه خطا | اقدام اصلاحی |
| پیچیده کردن فرآیندها | نوشتن دستورالعمل های طولانی که هیچ کس حوصله خواندنشان را ندارد | خلاصه کردن مراحل در چند قدم ساده و چک لیست های تک صفحه ای |
| نادیده گرفتن پرسنل | تنظیم قوانین پشت درهای بسته بدون مشورت با مجریان کار | مشارکت دادن اعضای تیم در بازطراحی وظایف و شنیدن موانع آن ها |
| شروع ناگهانی در همه بخش ها | دست کاری همزمان بخش فروش، انبار و مالی بدون آمادگی قبلی | انتخاب یک گلوگاه پردردسر و تمرکز روی اصلاح همان یک بخش |
| کپی از شرکت های دیگر | پیاده سازی سازوکار سازمان های بزرگ در یک تیم 5 نفره | طراحی سیستم ها متناسب با ظرفیت، ابزارها و میزان فعلی کسب وکار |
| انعطاف ناپذیری | پافشاری روی روش های ثبت شده با وجود تغییر شرایط بازار | بازبینی فصلی دستورالعمل ها و اصلاح بخش های ناکارآمد |
از کجا شروع کنیم؟ نقشه راه عملی برای کسب وکارهای کوچک و فریلنسرها
برای پیاده سازی این نظم احتیاجی به تحولات بزرگ نیست؛ قدم های اجرایی ماه اول مسیر را به راحتی هموار می نماید:
- روز 1 تا 7: پرمصرف ترین فعالیت هفتگی را انتخاب و تمام گام های اجرایی آن را بدون هیچ کم وکاستی یادداشت کنید.
- روز 8 تا 15: فرم ها، پیغام های آماده و چک لیست خطاهای رایج همان کار را آماده کنید و در دسترس بگذارید.
- روز 16 تا 23: کار را طبق چک لیست نو به یکی از همکاران بسپارید و تنها نقش ناظر را داشته باشید.
- روز 24 تا 30: گره ها و سوالات پیش آمده حین اجرا را آنالیز و متن دستورالعمل را ساده تر کنید.
- اشتباه رایج در شروع: خرید نرم افزارهای گران قیمت قبل از دستی چیده شدن مراحل کار، بزرگ ترین تله در 30 روز ابتدایی است.
جمع بندی؛ اهمیت سیستم سازی کسب و کار
نجات از درگیری های اجرایی و پیاده سازی درست اصول سیستم سازی کسب و کار با ثبت کارهای تکراری، نوشتن راهنماهای شفاف و معین کردن حدود اختیارات افراد شروع می گردد تا مجموعه وابسته به شخص نماند. اصلاح تک به تک بخش های مهم مانند فروش و مالی در کنار پرهیز از دستورالعمل های پیچیده، ثبات عایدی و رشد آرام تیم را تضمین می نماید.
منبع: مجله شنبه